Im Einzelnen ist in den folgenden Normen geregelt, dass ein Gewerbetreibender in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat.

• Kaufmann (§ 37a HGB)
• Personengesellschaften – oHG/KG (§ 125a Abs. 1 Satz 1 HGB)
• eingetragene Genossenschaft (§ 25a Abs. 1 GenG)
• Aktiengesellschaft (§ 80 Abs. 1, S. 1 AktG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH (§ 35a Abs. 1, S. 1 GmbHG)
• Partnerschaftsgesellschaft – PartG (§ 7 Abs. 5 PartGG, i.V.m. § 125a Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 HGB).

„Geschäftsbriefe gleichviel welcher Form“

In den geänderten Normen, wurde nach dem Wort “Geschäftsbriefen” die weitergehende Formulierung “gleichviel welcher Form” eingefügt, Was unter einem Geschäftsbrief gleichviel in welcher Form im Einzelnen zu verstehen ist, lässt sich abschließend nicht beantworten. Dem Wortlaut nach handelt es sich um nach außen gerichtete, geschäftliche Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, somit gelten die Regelungen für Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestell- und Lieferscheine, Quittungen etc. Die Angaben müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein.

Erforderliche Angaben abhängig von der Unternehmensform

Die erforderlichen Angaben in den Geschäftsbriefen richten sich im Wesentlichen nach der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens. Für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) z.B. gilt der § 35a Abs.1 Satz 1 GmbHG. Dort heißt es:

„Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.“

Freiberufler, GbR, Einzelunternehmer

Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, fallen nicht unter den Anwendungsbereich des EHUG. Für sie gilt aber § 15b der Gewerbeordnung (GewO). Danach müssen sie im schriftlichen rechtsgeschäftlichen Verkehr ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen verwenden.

Soweit Freiberufler als Partnerschaftsgesellschaft organisiert sind, müssen auch diese die entsprechenden Angaben machen. Partnerschaften werden in das Partnerschaftsregister eingetragen, welches ebenfalls beim Amtsgericht geführt wird, und müssen daher ihren Namen, die Gesellschaftsform, den Sitz, das Registergericht und die Registernummer angeben.

Email als Geschäftsbrief

Zu Geschäftsbriefen jedweder Form zählen auch Emails. Konkret bedeutet das z.B. für eine GmbH, dass in geschäftlichen Emails, d.h. im Zweifel alle Mails an externe Empfänger, zusätzlich zum vollständigen Firmennamen, Rechtsform, Anschrift etc. auch das zuständige Registergericht einschließlich der dortigen Registernummer sowie alle Geschäftsführer benannt werden müssen.

Eine Übermittlung der Angaben in Form einer angehängten elektronischen Visitenkarte (V-Card) dürfte den Anforderungen nicht genügen. Die Gestaltung der V-Card hängt stark vom verwendeten Mailprogramm ab, es kann zudem nicht sichergestellt werden, dass die übermittelte V-Card problemlos und vor allem lesbar geöffnet werden kann.

Im Grunde schließt der Gesetzestext selbst SMS nicht aus. Allerdings dürften mehrzeilige Handelsregisterangaben den Einsatz dieses Mediums ad absurdum führen.

Musterangaben für geschäftliche Emails

Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag

—
Max Mustermann
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

Mit der geänderten Fassung des § 15 b GewO, die am 22. Mai 2007 in Kraft trat, sind zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen erforderlich. Es muss auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden, ein Postfach ist unzulässig.

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ohne Handelsregistereintrag

—
Mustermann & Mustermann GbR
Max Mustermann, Erika Mustermann
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

Nach § 15 b GewO sind zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen erforderlich. Es muss auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden, ein Postfach ist unzulässig.

Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag

Es müssen angegeben werden, die Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, der Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“, „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht, und die Handelsregisternummer.

—
Eisenwaren Mustermann, e.K.
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Es müssen angegeben werden, die Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, der Rechtsformzusatz „oHG“ oder „KG“, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer.

—
Autohaus Mustermann oHG
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345

Tritt als Gesellschafter keine natürliche Person auf, sondern eine GmbH oder AG (z. B. GmbH & Co.KG) so sind die oben genannten Angaben um die erforderlichen Angaben dieser Gesellschafter zu ergänzen.

—
Autohaus Mustermann GmbH & Co.KG
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345
Gesellschafter: Max Mustermann

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Es müssen angegeben werden, die Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, der Rechtsformzusatz „GmbH“, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer, der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers .

—
Mustermann GmbH
Firmensitz: Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345
Geschäftsführer: Max Mustermann, Erika Mustermann

mögliche Folgen bei Verstößen

Die gesetzlichen Vorgaben, die abhängig von der Rechtsform des Unternehmens gelten, hat jeder betroffene Kaufmann zu beachten. Wer dies verabsäumt, riskiert einiges: Neben der Möglichkeit, dass das Registergericht zur Durchsetzung der Formanforderungen ein Zwangsgeld festsetzt, können die unzureichenden Information in Geschäftsbriefen sich als Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht (UWG) darstellen. Es könnte eine kostenpflichtige Abmahnung drohen. Zwar hat das OLG Brandenburg mit Urteil vom 10.07.2007, Az: 6 U 12/07, entschieden, dass kein abmahnfähiger Wettbewerbsverstoß vorliegt, wenn es ein Gewerbetreibender in seinen Geschäftsbriefen unterlässt, seinen Vor- und Zunamen anzugeben. Ob sich diese Rechtsansicht allerdings durchsetzt, erscheint angesichts differenzierter Rechtsprechung zu anderen Fragen des Wettbewerbsrechts und des Internetrechts fraglich.

Quellen:
Heise.de vom 21.01.2007
Heise Resale (mit weiteren Beispielen für Email-Signaturen)