Der bevorstehende Jahreswechsel ist ein wichtiges Datum für Unternehmen, die ihre Unternehmensdaten veröffentlichen müssen. Bis spätestens zum 31.12.2007 müssen sie ihre Abschlüsse für das Geschäftsjahr 2006 elektronisch beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einreichen.
Nach dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister – EHUG vom 10.11.2006, BGBl I S. 2553 (pdf) – werden die Handelsregister in Deutschland nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch geführt.

Gleichzeitig wurde unter www.unternehmensregister.de ein elektronisches Unternehmensregister eingerichtet. Hier stehen alle wesentlichen Unternehmensdaten (z.B. Handelsregistereintragungen, Jahresabschlüsse, gesellschaftsrechtliche Bekanntmachungen) für jedermann zentral zum Online-Abruf bereit.

Warum ist offenzulegen?

Die Publizität der Unternehmensrechnungslegung soll vor allem Geschäftspartner, Gläubiger aber auch Gesellschafter in die Lage versetzen, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse zu verschaffen. Das ist insbesondere dort erforderlich, wo den Gläubigern – wie bei Kapitalgesellschaften oder der GmbH & Co KG – grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen haftet. Die Pflicht zur Publizität ist hier die Kehrseite der Haftungsbeschränkung. Überschreiten Unternehmen in Hinblick auf Bilanzsumme, Umsatz oder Beschäftigtenzahl eine gewisse Größe, liegt die Publizität im gesamtwirtschaftlichen Interesse. Die Pflicht zur Offenlegung kann sich auch aus dem Geschäftsgegenstand (z.B. bei Banken und Versicherungsunternehmen) ergeben. Die Publizitätspflicht gilt EU-weit und hat ihre Rechtsgrundlage in EU-Richtlinien.

Wer ist zur Offenlegung verpflichtet?

Der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen wird durch das EHUG nicht verändert. Es handelt sich um:

– Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)

– eingetragene Genossenschaften

– Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z.B. GmbH & Co KG)

– große Personenhandelsgesellschaften (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)

– große Einzelkaufleute (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)

– Banken

– Versicherungsunternehmen

– Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften

– große wirtschaftliche Vereine (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)

– große öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)

Was ist zur Veröffentlichung einzureichen?

Das EHUG ändert nichts daran, welche Unterlagen die Unternehmen zur Veröffentlichung einreichen müssen:

Große und mittelgroße Gesellschaften (zur Abgrenzung der Größenklassen vgl. § 267 HGB) müssen sämtliche in § 325 HGB genannten Unterlagen einreichen. Das sind:

– der Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers

– der Lagebericht

– der Bericht des Aufsichtsrats

– der Ergebnisverwendungsvorschlag und –beschluss

– die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG.

Für eingetragene Genossenschaften gelten Besonderheiten (vgl. § 339 HGB).

Kleine Gesellschaften können von der Erleichterung nach§ 326 HGB und mittelgroße Gesellschaften von den Erleichterungen nach § 327 HGB Gebrauch machen. Einzureichen und offenzulegen sind von kleinen Gesellschaften nur Bilanz und Anhang.

Wie werden die Unterlagen eingereicht?

Das EHUG schreibt vor, dass die Unterlagen ab 1. Januar 2007 elektronisch beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden müssen. Für eine Übergangszeit können die Unterlagen bis zum 31.12.2009 auch in Papierform eingereicht werden (vgl. Rechtsverordnung des Bundesministeriums der Justiz vom 15.12.2006 -pdf).

Für die elektronische Einreichung bietet der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einen komfortablen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren via Internet an. Zugelassene Datei-Formate sind Word, RTF, Excel und ein XML-Format auf der Grundlage einer vom Bundesanzeiger vorgegebenen XBRL-basierten Struktur. Einzelheiten sind auf der Publikations-Serviceplattform des elektronischen Bundesanzeigers ersichtlich.

Bis wann müssen die Unterlagen offengelegt werden?

Die neuen Vorschriften sind erstmals auf Unterlagen für das nach dem 31.12.2005 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden (Art. 61 Abs. 5 S. 1 EGHGB), das ist in den meisten Fällen das Geschäftsjahr 2006.

Die Unterlagen müssen nach wie vor unverzüglich nach ihrer Vorlage an die Gesellschafter, spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag eingereicht werden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr also spätestens bis zum Ende des Jahres 2007 einzureichen und bekannt zu machen. Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gilt eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten (§ 325 Abs. 4 S. 1 HGB).

Wie werden die eingereichten Unterlagen offengelegt?

Nachdem die Unterlagen zum elektronischen Bundesanzeiger eingereicht und hier bekannt gemacht wurden, übermittelt dessen Betreiber die Unterlagen an das Unternehmensregister. Sie werden auf der Internetseite www.unternehmensregister.de eingestellt. Darüber hinaus können die Daten auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden.

Was kostet die Offenlegung?

Da der Bearbeitungsaufwand je nach geliefertem Datenformat unterschiedlich ist, hängt die Höhe des Entgelts für die Veröffentlichung vom Anlieferungsformat ab. Die Einzelheiten der Preisgestaltung sind im Internet unter www.ebundesanzeiger.de/download/agb-eBanz.pdf dargestellt. Am kostengünstigsten ist dabei in der Regel die Nutzung des XML-Formates, während die übergangsweise noch zugelassene Einreichung in Papierform die höchsten Kosten verursacht.

Wie wird überprüft und was passiert bei Nicht-Offenlegung?

Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht worden sind (§ 329 Abs. 1 S. 1 HGB). Fällt die Prüfung negativ aus, unterrichtet der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers das für die Durchführung von Ordnungsgeldverfahren zuständige Bundesamt für Justiz.

Mit In-Kraft-Treten des EHUG wird das Ordnungsgeldverfahren wegen Verletzung der Pflicht zur Offenlegung von Amts wegen betrieben. Seit dem 1. Januar 2007 muss also kein Antrag mehr gestellt werden, um ein solches Verfahren einzuleiten. Für Verstöße sieht das Gesetz einen Ordnungsgeldrahmen von 2.500 bis 25.000 Euro vor (§ 335 Abs. 1 S. 4 HGB). Das Ordnungsgeld kann sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter festgesetzt werden. Es muss vorher angedroht werden und kann bei Nichtbefolgung mehrfach festgesetzt werden. Der Einspruch gegen die Androhung des Ordnungsgeldes hat keine aufschiebende Wirkung. Gegen die Ablehnung eines Einspruchs und gegen die Festsetzung des Ordnungsgeldes kann die sofortige Beschwerde zum Landgericht Bonn erhoben werden.

Quellen:
Mitteilung des BMJ vom 05.11.2007
Fragen und Antworten zur Offenlegung nach dem EHUG
Elektronische Handels- und Unternehmensregister